La organización de eventos es una de las actividades que en los últimos tiempos presenta una notable evolución en el mercado, entre otros motivos, por el gran interés que tienen las empresas por realizar eventos para posicionar sus marcas, reforzar la fidelidad de sus clientes, además de captar la atención de medios de comunicación y nuevos clientes.
Debido a esta gran demanda son muchas personas quienes optan por dedicarse a esta actividad. ¿Pero qué aspectos debe tomar quien desee incursionar en este tipo de negocio?
Según el docente de la Dirección de Extensión y Proyección Universitaria (EPU) de la Universidad de San Martín de Porres (USMP), Boris Corrales, la persona interesada en formar una empresa de organización de eventos debe tener don de liderazgo para poder coordinar su desarrollo, ya que este trabajo requiere de una gran capacidad, responsabilidad, experiencia y habilidad para relacionarse.
Asimismo, sostuvo que la inversión inicial para establecer este tipo de negocio no necesariamente debe ser elevada, ya que dependiendo del tipo de servicio que desee ofrecer a su cliente, puede alquilar a terceros los materiales necesarios para brindar dicho servicio.
No obstante, en lo que Corrales pone énfasis es en la elaboración del plan de negocios, como uno de los principales pasos a seguir al establecer una empresa de este rubro.
"Se debe elaborar un documento donde se tendrá que incluir la investigación de mercado para determinar el segmento al que se dirigirá la empresa. También será necesario conocer a la competencia y crear un plan de marketing para determinar cómo se dará a conocer su negocio y los medios que utilizará", aseveró.
Las etapas
Una vez constituida la empresa, la organización de un evento debe cumplir con tres momentos.
Pre evento. Se deberá realizar la investigación, planificación y la organización, además de definir el tipo de actividad que se realizará, el número de participantes, la fecha y sede del evento, las comisiones de trabajo, el presupuesto; así como estimar los recursos humanos, materiales y técnicos; elaborar el programa, diseñar el plan de promoción, entre otros aspectos.
Evento. En esta etapa, también denominada de desarrollo y dirección, se ejecutarán las actividades programadas durante el pre evento.
Post evento. Se deberá realizar la recopilación y archivo de la información del evento, medir el grado de satisfacción, los objetivos y el cumplimento de los compromisos adquiridos.
Si bien es poca la inversión necesaria para constituir este tipo de empresas, son muchos los beneficios que pueden obtenerse de ella. Lo principal es conocer el mercado de eventos, las tendencias en su organización, tener capacidad de negociación, poder trabajar en equipo y, sobre todo, ser muy creativo.
